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    Mrz 19 th, 2019
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    Was rein kommt, kommt auch raus

    Tipps für Datenqualität von HELIUMV IT-Solutions GmbH

    Um ein Unternehmen erfolgreich organisieren zu können, sind gewisse Informationen zu erfassen. In der heutigen Zeit erfassen die meisten Firmen dies mit einem Datenerfassungsprogramm für den Computer. Manche dieser Programme können neben dem Daten erfassen und speichern auch noch andere Dinge wie beispielsweise Daten verarbeiten. Diese Programme erstellen dann automatisch Rechnungen mit den richtigen Adressen, erfassen Lagerbestände oder helfen den Verantwortlichen die Ressourcen der Firma besser zu verwalten.

    Bewegungsdaten und Stammdaten

    Daten sind aber nicht gleich Daten. Man unterscheidet zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten. Stammdaten sind Daten, die von einem Verwaltungsmitarbeiter im Programm erfasst werden. Diese sind beispielsweise Namen der Mitarbeiter, Kundenadressen, Artikelnummern oder ähnliche Dinge. Bewegungsdaten sind solche, die jeden Tag individuell erfasst werden müssen. Bewegungsdaten sind zum Beispiel Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter oder Telefonzeiten.

    Bewegungsdaten stellen nicht so ein großes Pflegeproblem dar, da die Mitarbeiter diese ja immer genau dann erfassen, wenn sich diese gerade ändern. Stammdaten sind eher die heiklen Datensätze, denn diese sollten genau erfasst sein. Warum? Nur so kann ein Datenverarbeitungsprogramm auch richtig damit arbeiten und Daten so bereitstellen wie man sie haben will. Bei der korrekten Stammdatenerfassung gibt es einige Dinge, die man beachten sollte.

    Weniger Mitarbeiter-mehr Qualität

    Zum einen sollten Stammdaten von so wenigen Mitarbeitern wie möglich erfasst werden, da so weniger Fehler passieren und Redundanz vermindern werden kann. Weniger Mitarbeiter bedeuten zwar mehr Arbeitsaufwand pro Person, aber lieber längere Zeit zum Erfassen von Stammdaten nutzen, als später falsche Datensätze benutzen.

    Eine Einheit ist notwendig

    Zum anderen ist es wichtig, dass Daten einheitlich erfasst werden. Mitarbeiter der Datenverwaltung sollten sich absprechen wie genau Daten erfasst werden. So können andere Mitarbeiter diese später besser finden, weil sie genau wissen wonach sie suchen sollen.

    Filtern und Sortieren

    Durch das einheitliche Erfassen ist es auch einfacher Daten zu filtern bzw. zu sortieren. Dies ist oft sehr wichtig, da Mitarbeiter meistens mit einer großen Masse an Daten überfordert sind und mit der Filterfunktion dann aber nur die für sie relevanten Daten herausfiltern können.

    Schulung ist alles

    Darüber hinaus sollten Mitarbeiter, egal ob sie Bewegungs-oder Stammdaten erfassen gut geschult sein. Diese Schulung ist natürlich bei Stammdatenerfassern relevant, aber es können auch Bewegungsdaten nur dann verarbeitet werden, wenn sie richtig eingegeben wurden.

    Keine wortwörtlichen Artikelnummern

    Die sprechende Artikelnummer: “Fahrrad kastanienbraun” kann von jedem anders interpretiert werden. Erkennt man nämlich das kastanienbraune Fahrrad unter den dunkelroten und ockerfarbenen Fahrrädern nicht, ist dies ein Problem. Besser ist eine fortlaufende Nummer des Datenerfassungsprogramms. So können Artikel auch besser beschrieben werden, weil die Artikelnummer 12345 eindeutig ist. Eine Alternative zu rein nummerischen / fortlaufenden Artikelnummern sind alphanummerische Artikelnummern: Wählen Sie zum Beispiel drei Buchstaben um eine grobe Kategorie zu bilden, oder weitere Informationen in der Artikelnummer “zu verstecken”.

    Die Guten ins Töpfchen, die schlechten Daten werden gelöscht

    Zuletzt sind falsche Datensätze ein Problem für die Datenbank. Diese sind meist ein Fall fürs Löschen.  Manchmal sollten diese aber auch nur geändert bzw. ersetzt werden. Wenn ich einen Datensatz zum Beispiel schon benutzt habe in einer Rechnung oder dergleichen, sollte ich den Datensatz nur ändern, anstatt ihn zu löschen. Bei der direkten Artikeleingabe kann auch oft ein Fehler passieren. Diese falschen Artikel können dann entweder gelöscht oder auch durch einen anderen ersetzt werden. Wichtig ist nur, dass das Ändern sofort passiert, da sonst falsche Datensätze weiterverwendet werden und dies Probleme aufbringen kann.

    Abschließend ist zu sagen , dass Daten generell, aber vor allem Stammdaten, mit äußerster Genauigkeit behandelt werden müssen. Dazu braucht es kompetente Mitarbeiter, die gewissenhaft arbeiten und sich untereinander abstimmen. Ein ERP-System funktioniert auch nur mit korrekten Stammdaten zielführend. Wenn die Stammdaten aber gut gepflegt werden, kann ein ERP-System einiges in einer Firma erleichtern.

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